Mire figyelj ingatlanprogram választásakor?

1. Ingatlanadatok

Mennyire részletesen és mégis áttekinthetően kezelhetők az ingatlanok?

Az ingatlanok nyilvántartása minden ingatlanprogram alapfunkciója, de nagy különbség lehet abban, hogy egy rendszer mennyire tudja kezelni az eltérő ingatlantípusokat.

Egy lakásnál más adatok fontosak, mint egy teleknél, mezőgazdasági területnél, garázsnál vagy ipari ingatlannál. Érdemes ezért megnézni, hogy a program egyetlen általános adatlapot használ-e, vagy képes az adott ingatlantípushoz igazodó adatokat kezelni.

2. Ügyfélkapcsolatok

Az ügyfél ne csak név és telefonszám legyen

Egy ingatlaniroda működésében az ügyfél gyakran több különböző szerepben is megjelenik. Lehet eladó, vevő, bérbeadó vagy bérlő, és idővel több megbízása is lehet.

Ezért fontos, hogy az ügyféladatok ne különálló névjegyzékként működjenek, hanem kapcsolódjanak az ingatlanokhoz, keresési igényekhez és az iroda további tevékenységéhez.

3. Kereslet és kínálat

Kezeli-e a program a keresési megbízásokat is?

Sok rendszer elsősorban a kínálati oldalt kezeli: milyen ingatlanok vannak az iroda nyilvántartásában. Az ingatlanközvetítői munka másik fele azonban a kereslet.

Ha egy vevő vagy bérlő konkrét elvárásokat fogalmaz meg, ezeket érdemes strukturált keresési megbízásként eltárolni. Így a később beérkező új ingatlanok is összevethetők a már meglévő ügyféligényekkel.

4. Munkafolyamat

Mi történik az ingatlan rögzítése után?

Egy jó rendszer értéke igazán akkor látszik, amikor az alapadatok már bekerültek.

Érdemes végignézni egy teljes folyamatot: bekerül egy új megbízás, elkészülnek a fényképek, az ingatlan publikálhatóvá válik, érdeklődő jelentkezik, majd bemutatás történik.

5. Több munkatárs

Hogyan működik a közös adatbázis?

Ha az irodában többen dolgoznak, különösen fontos, hogy mindenki ugyanazokat az aktuális adatokat lássa.

Érdemes megnézni, hogy a rendszer hogyan kezeli a referenseket, a módosításokat és a jogosultságokat. Nem minden felhasználónak feltétlenül kell minden adatot módosítania vagy akár látnia.

6. Mobil használat

Használható-e kényelmesen az irodán kívül?

Az ingatlanközvetítő munkája jelentős részét nem az íróasztal mellett végzi. Ingatlanokat mutat, ügyfelekkel találkozik és utazik.

Mobil használatnál nem az a lényeg, hogy egy asztali program valahogy megjelenjen a telefon kijelzőjén. A felületnek valóban mobil használatra kell készülnie.

7. Saját weboldal

Újra fel kell vinni az ingatlanokat a weboldalra?

Ez az egyik legegyszerűbb kérdés, amivel sok felesleges adminisztráció már a kiválasztáskor felismerhető.

Ideális esetben az ingatlan egyszer kerül be a nyilvántartásba, és a publikálásra engedélyezett adatai innen jelenhetnek meg az iroda saját weboldalán.

Így az árváltozás, a leírás módosítása vagy egy új fénykép nem igényel külön weboldalas adatbevitelt.

8. Adatvédelem

Elválaszthatók-e a publikus és bizalmas információk?

Az ingatlan adatlapja olyan belső információkat is tartalmazhat, amelyeknek nincs helyük sem egy hirdetésben, sem a nyilvános weboldalon.

Ilyenek lehetnek például a megbízó adatai, szerződési feltételek, minimum árak vagy belső megjegyzések.

A rendszernek ezért egyértelműen külön kell kezelnie a publikálható és a kizárólag belső használatú adatokat.

9. Naplózás és visszakereshetőség

Visszakövethető-e, mi történt korábban?

Többfelhasználós rendszerben hasznos lehet tudni, mikor és ki módosított egy adatot.

A változások naplózása különösen fontos lehet akkor, ha ugyanazon ingatlanon vagy ügyfélen több munkatárs dolgozik.

10. Költségek

Ne csak a havi díjat hasonlítsd össze

Természetesen fontos a rendszer ára, de önmagában a havi díj nem mutatja meg a valódi költséget.

Érdemes azt is figyelembe venni, mennyi párhuzamos adminisztráció marad a rendszer mellett, kell-e külön weboldalas adatbevitel, mennyi időt igényel az információk visszakeresése, és milyen feladatokat tud kiváltani vagy egyszerűsíteni.